Nebenkosten-Guthaben in der Steuererklärung

Überblick: Was steuerlich absetzbar ist

• •Haushaltsnahe Dienstleistungen (§ 35a Abs. 2 EStG): z. B. Hausreinigung, Gartenpflege, Winterdienst
• •Handwerkerleistungen (§ 35a Abs. 3 EStG): z. B. Wartung der Heizung, Schornsteinfeger, Reparaturen am Gemeinschaftseigentum
• •Nur Arbeitskosten und Fahrtkosten sind absetzbar, nicht Materialkosten
• •Die Steuerermäßigung wird direkt von der Steuerschuld abgezogen, nicht vom zu versteuernden Einkommen

Wie hängen Guthaben und Steuer zusammen?

Das Guthaben selbst ist kein steuerpflichtiger Ertrag und muss nicht als Einnahme in der Steuererklärung angegeben werden. Es handelt sich lediglich um die Rückzahlung überzahlter Vorauszahlungen.

Steuerlich relevant sind die in der Nebenkostenabrechnung enthaltenen Kostenanteile für haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen. Diese können Mieter in dem Steuerjahr geltend machen, in dem sie die Abrechnung erhalten haben – nicht im Abrechnungsjahr selbst. Das bedeutet: Eine Abrechnung für 2024, die im Mai 2025 zugestellt wird, wird in der Steuererklärung für 2025 angesetzt.

Welche Kosten aus der Abrechnung sind absetzbar?

Haushaltsnahe Dienstleistungen

Typische Positionen in der Nebenkostenabrechnung, die als haushaltsnahe Dienstleistungen gelten:

• •Hausreinigung und Treppenhausreinigung
• •Gartenpflege und Grünanlagenpflege
• •Winterdienst und Schneeräumung
• •Schädlingsbekämpfung
• •Hausmeistertätigkeiten (betrieblicher Anteil)

Handwerkerleistungen

• •Heizungswartung
• •Schornsteinfeger (Kehr- und Prüfgebühren)
• •Aufzugswartung
• •Legionellenprüfung
• •Rauchwarnmelderwartung

Nicht absetzbar

• •Grundsteuer (keine Dienstleistung)
• •Müllabfuhr (öffentliche Gebühr)
• •Versicherungen (keine handwerkliche oder haushaltsnahe Leistung)
• •Material- und Energiekosten

Was Mieter für die Steuererklärung brauchen

Die Nebenkostenabrechnung selbst reicht als Nachweis, sofern die absetzbaren Kostenanteile erkennbar aufgeschlüsselt sind. Viele Vermieter und Hausverwaltungen weisen die relevanten Beträge inzwischen in einer gesonderten Bescheinigung oder als Anlage zur Abrechnung aus.

Falls die Abrechnung keine Aufschlüsselung enthält, können Mieter den Vermieter schriftlich um eine Bescheinigung der haushaltsnahen Dienstleistungen und Handwerkerleistungen bitten. Der Vermieter ist zwar nicht verpflichtet, eine solche Bescheinigung auszustellen, tut es aber in der Praxis häufig.

Steuerermäßigungen im Überblick

Die Steuerermäßigung gilt pro Haushalt und Jahr:

• •Haushaltsnahe Dienstleistungen: 20 % der Arbeitskosten, maximal 4.000 Euro Ermäßigung pro Jahr
• •Handwerkerleistungen: 20 % der Arbeitskosten, maximal 1.200 Euro Ermäßigung pro Jahr

Diese Beträge werden direkt von der Steuerschuld abgezogen. Auch kleine Beträge aus der Nebenkostenabrechnung können sich über die Jahre summieren. Welche Nebenkosten steuerlich absetzbar sind, beschreibt der entsprechende Grundlagenartikel.

Rechenbeispiel: So wirkt sich die Steuerermäßigung aus

In der Nebenkostenabrechnung eines Mieters sind folgende Arbeitskosten enthalten: Treppenhausreinigung 180 Euro, Gartenpflege 120 Euro, Winterdienst 60 Euro (zusammen 360 Euro haushaltsnahe Dienstleistungen) und Heizungswartung 90 Euro, Schornsteinfeger 50 Euro (zusammen 140 Euro Handwerkerleistungen). Die Steuerermäßigung beträgt 20 % der Arbeitskosten: 360 € × 20 % = 72 Euro für haushaltsnahe Dienstleistungen und 140 € × 20 % = 28 Euro für Handwerkerleistungen. Insgesamt spart der Mieter 100 Euro Steuern – ein Betrag, der ohne großen Aufwand in der Steuererklärung geltend gemacht werden kann.

Arbeitskosten von Materialkosten trennen

Nur der Arbeitskostenanteil ist steuerlich absetzbar. Bei vielen Positionen in der Nebenkostenabrechnung entfällt der gesamte Betrag auf Arbeitskosten (z. B. Reinigung, Winterdienst). Bei anderen – etwa der Heizungswartung – können Materialkosten enthalten sein, die herausgerechnet werden müssen. Ist aus der Abrechnung nicht erkennbar, wie hoch der Arbeitskostenanteil ist, hilft eine Rückfrage bei der Hausverwaltung oder ein Blick in die zugrunde liegende Rechnung des Dienstleisters.

Sonderfall: Guthaben nach Auszug

Erhalten Mieter nach dem Auszug ein Guthaben aus der letzten Nebenkostenabrechnung, können sie die absetzbaren Kostenanteile trotzdem in der Steuererklärung angeben – und zwar für das Jahr, in dem die Abrechnung zugestellt wurde. Die Tatsache, dass das Mietverhältnis bereits beendet ist, ändert daran nichts. Entscheidend ist der Zugang der Abrechnung, nicht der Zeitpunkt des Auszugs.

Häufige Fragen

Muss ich das Guthaben als Einnahme angeben?

Nein. Das Guthaben aus der Nebenkostenabrechnung ist eine Rückzahlung von Vorauszahlungen und keine steuerpflichtige Einnahme.

Kann ich die Nebenkosten auch ohne Bescheinigung des Vermieters absetzen?

Grundsätzlich ja, wenn die Nebenkostenabrechnung die absetzbaren Kosten erkennbar aufschlüsselt. In der Praxis akzeptiert das Finanzamt die Abrechnung als Beleg. Eine separate Bescheinigung erleichtert die Zuordnung, ist aber nicht zwingend erforderlich.

Was ist, wenn die Abrechnung erst im Folgejahr kommt?

Dann werden die Kosten im Steuerjahr des Zugangs berücksichtigt. Kommt die Abrechnung für 2024 erst 2025, fließen die absetzbaren Beträge in die Steuererklärung 2025 ein.

Lohnt sich das bei kleinen Beträgen?

Oft ja. Selbst wenn in der Nebenkostenabrechnung nur 200 Euro an absetzbaren Arbeitskosten enthalten sind, ergibt das eine Steuerermäßigung von 40 Euro. In Kombination mit weiteren haushaltsnahen Leistungen, die Mieter eventuell selbst beauftragt haben, summieren sich die Beträge.

Was passiert, wenn der Vermieter keine Bescheinigung ausstellt?

Der Vermieter ist gesetzlich nicht zur Ausstellung einer separaten Steuerbescheinigung verpflichtet. Reicht die Nebenkostenabrechnung als Nachweis nicht aus, weil die absetzbaren Kosten nicht erkennbar aufgeschlüsselt sind, kann der Mieter einzelne Rechnungen über die Belegeinsicht einsehen und die Arbeitskostenanteile daraus selbst ermitteln.

Fazit

Das Nebenkosten-Guthaben selbst ist steuerlich nicht relevant, aber die in der Abrechnung enthaltenen haushaltsnahen Dienstleistungen und Handwerkerleistungen können die Steuerlast senken. Mieter sollten die absetzbaren Kostenanteile jährlich prüfen und gegebenenfalls eine Bescheinigung vom Vermieter anfordern.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine rechtliche Beratung. Bei konkreten Streitfällen wenden Sie sich bitte an einen Mieterverein oder einen Fachanwalt für Mietrecht.