Belegeinsicht – wer zahlt die Kopien?

Kurzantwort

Die Kosten für Kopien trägt in der Regel der Mieter, wenn er Kopien verlangt. Das reine Einsichtsrecht – also das Durchsehen der Belege vor Ort – ist hingegen kostenlos. Der Vermieter darf die Belegeinsicht nicht davon abhängig machen, dass der Mieter vorab Kopierkosten übernimmt.

Erklärung

Mieter haben nach § 556 Abs. 4 BGB das Recht, die Belege zur Nebenkostenabrechnung einzusehen. Dieses Recht umfasst die Prüfung der Originalunterlagen vor Ort — üblicherweise in den Räumen des Vermieters oder der Hausverwaltung. Für diese Einsichtnahme dürfen keine Gebühren verlangt werden.

Möchte ein Mieter darüber hinaus Kopien einzelner Belege erhalten, kann der Vermieter die tatsächlich anfallenden Kopierkosten in Rechnung stellen — in der Regel 0,15 bis 0,50 Euro pro Seite. Das Recht auf Prüfung der Originalbelege darf nicht durch überhöhte Kosten ausgehebelt werden. Liegt der Vermieter oder die Hausverwaltung weit entfernt, muss der Vermieter eine zumutbare Lösung anbieten — entweder die Zusendung von Kopien (auf Kosten des Mieters) oder die Möglichkeit, einen Bevollmächtigten zur Einsicht zu schicken.

Bei digital vorliegenden Belegen (PDF-Rechnungen, elektronische Abrechnungssoftware) darf der Vermieter nicht argumentieren, es gäbe „keine Kopien“: Er kann die Dokumente ausdrucken oder per E-Mail senden. Das Einsichtsrecht umfasst alle Belege, unabhängig davon, in welchem Format sie vorliegen.

Was Mieter tun können

• Nehmen Sie die Einsicht zunächst vor Ort wahr und fotografieren Sie relevante Belege mit dem Smartphone – das spart Kopierkosten.
• Verlangen Sie Kopien nur gezielt für Belege, die Sie für einen konkreten Widerspruch benötigen.
• Prüfen Sie vorab, ob der Vermieter einen Kostensatz nennt. Übliche Kopierkosten liegen bei wenigen Cent pro Seite; deutlich höhere Beträge sind nicht angemessen.
• Lassen Sie sich die Einsicht nicht mit Verweis auf Kopierkosten verweigern – Einsicht und Kopie sind zwei verschiedene Rechte.

Fazit

Wer Kopierkosten sparen will, fotografiert die relevanten Belege vor Ort. Verlangt der Vermieter deutlich mehr als 0,50 Euro pro Seite, ist der Ansatz unverhältnismäßig und anfechtbar.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine rechtliche Beratung. Bei konkreten Streitfällen wenden Sie sich bitte an einen Mieterverein oder einen Fachanwalt für Mietrecht.