Welche Belege darf ich zur Abrechnung verlangen?

Kurzantwort

Mieter haben nach § 556 Abs. 4 BGB das Recht, sämtliche Belege einzusehen, die der Nebenkostenabrechnung zugrunde liegen: Rechnungen von Dienstleistern, Verträge, Gebührenbescheide der Gemeinde, Abrechnungen der Versorgungsunternehmen und Wartungsprotokolle. Der Vermieter muss die Einsicht ermöglichen und darf sie nicht verweigern; er darf die Belege auch elektronisch bereitstellen.

Erklärung

Seit dem 1. Januar 2025 steht das Belegeinsichtsrecht ausdrücklich in § 556 Abs. 4 BGB; zuvor war es vor allem durch die Rechtsprechung des BGH anerkannt. Der Vermieter muss alle Unterlagen vorlegen, die zur Überprüfung der Abrechnung erforderlich sind – nicht nur eine Zusammenfassung. Das umfasst: Handwerkerrechnungen (z. B. Hausmeister, Gartenpflege, Wartung), Bescheide der Gemeinde (Grundsteuer, Müll, Wasser/Abwasser), Verträge mit Versorgungsunternehmen (Strom, Gas, Fernwärme), Versicherungspolicen und Abrechnungen der Hausverwaltung bei Eigentumswohnungen. Ob die Einsicht vor Ort oder per Kopie erfolgt, hängt vom Einzelfall ab; der Vermieter darf die Belege auch elektronisch bereitstellen. Bei unzumutbarer Distanz zur Einsicht vor Ort können Mieter unter Umständen Zusendung oder digitale Bereitstellung verlangen – ein automatischer Anspruch auf Papierkopien auf Vermieterkosten besteht nicht in jedem Fall.

Was Mieter tun können

• Belegeinsicht schriftlich anfordern, mit konkreter Benennung der gewünschten Unterlagen (z. B. „alle Rechnungen zu Position Hausmeister“).
• Termin zeitnah vereinbaren. Smartphone zum Fotografieren mitnehmen – das ist kostenlos und dokumentiert die Belege für spätere Prüfung.
• Einwendungsfrist im Blick behalten: Die zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung gelten auch für die Belegeinsicht.
• Verweigert der Vermieter die Einsicht: Schriftlich mit Frist nachhaken. Die Verweigerung kann die Frist für die Belegeinsicht hemmen und ein eigenständiger Einwendungsgrund sein.

Fazit

Wer seine Abrechnung ernsthaft prüfen will, braucht Zugang zu den Originaldokumenten – und genau diesen Zugang kann der Vermieter nicht verweigern.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine rechtliche Beratung. Bei konkreten Streitfällen wenden Sie sich bitte an einen Mieterverein oder einen Fachanwalt für Mietrecht.