Belegeinsicht – welche Unterlagen dürfen Sie prüfen?

Überblick: Was fällt unter die Belegeinsicht?

• •Alle Rechnungen und Quittungen, die den abgerechneten Positionen zugrunde liegen
• •Gebührenbescheide von Gemeinden und Versorgern (Müll, Wasser, Grundsteuer)
• •Wartungsverträge und Dienstleistungsverträge (Hausmeister, Gartenpflege, Aufzug)
• •Heizkostenableseprotokolle und Abrechnungen des Messdienstleisters
• •Wirtschaftsplan der WEG (bei Eigentumswohnungen)
• •Versicherungspolicen und Beitragsbescheide

Rechtsgrundlage

Das Einsichtsrecht ergibt sich aus § 259 BGB (Pflicht zur Rechnungslegung) in Verbindung mit dem Abrechnungsverhältnis nach § 556 BGB. Der BGH hat den Umfang in mehreren Urteilen konkretisiert: Der Vermieter muss alle Unterlagen vorlegen, die er zur Erstellung der Abrechnung herangezogen hat. Darüber hinaus muss er auch Unterlagen zeigen, die der Mieter zur Prüfung benötigt – selbst wenn der Vermieter sie nicht unmittelbar für die Abrechnung genutzt hat.

Im Detail: Welche Belege bei welchen Positionen?

Grundsteuer

• •Grundsteuerbescheid der Gemeinde
• •Bei mehreren Grundstücken oder gemischt genutzten Gebäuden: Aufteilungsberechnung

Wasser und Abwasser

• •Gebührenbescheide des Versorgers
• •Ableseprotokolle bei Kaltwasserzählern
• •Rechnung des Ableseunternehmens (falls extern)

Müllabfuhr

• •Gebührenbescheid der Kommune
• •Nachweis der Behältergrößen und Abfuhrhäufigkeit

Hausmeister, Gartenpflege, Reinigung

• •Dienstleistungsvertrag mit dem Anbieter
• •Einzelrechnungen für den Abrechnungszeitraum
• •Bei angestelltem Hausmeister: Lohnabrechnung (nur der umlagefähige Anteil)

Heizkosten und Warmwasser

• •Energieliefervertrag und Rechnungen des Versorgers
• •Abrechnung des Messdienstleisters (Techem, ista, Minol etc.)
• •Ableseprotokolle mit Zählerständen
• •Nachweis des Verteilerschlüssels (Grundkosten/Verbrauchskosten)

Versicherungen

• •Versicherungspolice und jährliche Beitragsrechnung
• •Aufschlüsselung nach Versicherungsarten (Gebäude, Haftpflicht, Glas etc.)

Aufzug

• •Wartungsvertrag und jährliche Wartungsrechnungen
• •TÜV-Prüfbericht (soweit umlagefähig)

Was der Vermieter nicht vorlegen muss

• •Interne Kalkulationen oder Gewinn-und-Verlust-Rechnungen
• •Korrespondenz mit Handwerkern, die über die Rechnung hinausgeht
• •Angebote, die nicht beauftragt wurden
• •Unterlagen zu nicht umlagefähigen Kosten (Instandhaltung, Verwaltung)
• •Bankkontoauszüge des Vermieters (strittig; einzelne Gerichte sehen dies anders)

Sonderfall: Eigentumswohnung (WEG)

Bei vermieteten Eigentumswohnungen erstellt die WEG-Verwaltung eine Hausgeldabrechnung, die der Vermieter als Grundlage für die Nebenkostenabrechnung nutzt. Der Mieter hat das Recht, auch die der WEG-Abrechnung zugrunde liegenden Belege einzusehen – nicht nur die Hausgeldabrechnung selbst.

Praktische Vorbereitung der Belegeinsicht

Wer die Belegeinsicht effizient nutzen möchte, sollte sich vorbereiten:

• Identifizieren Sie vorab, welche Positionen Sie prüfen möchten – konzentrieren Sie sich auf auffällige oder ungewöhnlich hohe Beträge
• Erstellen Sie eine Liste der gewünschten Belege und teilen Sie diese dem Vermieter beim Terminvereinbarung mit
• Nehmen Sie ein Smartphone zum Fotografieren mit – das ist kostengünstiger als Kopien
• Notieren Sie sich Fragen zu unklaren Positionen und klären Sie diese vor Ort

Ort und Form der Belegeinsicht

Die Belegeinsicht findet grundsätzlich in den Geschäftsräumen des Vermieters oder der Hausverwaltung statt. Der Vermieter muss die Belege nicht zum Mieter schicken – er muss aber einen zumutbaren Termin und Ort anbieten. Bei größerer Entfernung (z. B. wenn der Mieter nach dem Auszug in eine andere Stadt gezogen ist) kann der Mieter verlangen, dass ihm Kopien der Belege per Post oder elektronisch zugesandt werden. Die Kosten für die Kopien darf der Vermieter dem Mieter in Rechnung stellen; das Fotografieren vor Ort mit dem Smartphone ist dagegen kostenfrei und nach gängiger Rechtsprechung zulässig (BGH, Az. VIII ZR 189/17).

Wann die Einsicht verweigert werden darf

Der Vermieter darf die Einsicht nur verweigern, wenn:

• •Die Einwendungsfrist bereits abgelaufen ist
• •Der Mieter keinen konkreten Bezug zur Abrechnung herstellt (z. B. Einsicht in Unterlagen eines völlig anderen Abrechnungszeitraums verlangt)
• •Die Unterlagen nicht existieren (z. B. bei mündlich beauftragten Kleinreparaturen)

Eine Verweigerung mit Verweis auf Datenschutz ist in der Regel nicht berechtigt – das hat der BGH klargestellt. Der Artikel Vermieter verweigert Belege wegen Datenschutz geht darauf im Detail ein.

Häufige Fragen

Kann ich die Einsicht schriftlich anfordern?

Ja, und das ist empfehlenswert. Formulieren Sie konkret, welche Belege Sie für welchen Abrechnungszeitraum einsehen möchten, und schlagen Sie einen Termin vor.

Darf ich jemanden zur Einsicht mitbringen?

Grundsätzlich ja. Ein sachkundiger Begleiter (z. B. vom Mieterverein) ist zulässig. Der Vermieter kann allerdings verlangen, dass die Anzahl der Personen auf ein angemessenes Maß beschränkt bleibt.

Was tun, wenn Belege fehlen oder unvollständig sind?

Dokumentieren Sie die Lücke schriftlich und weisen Sie den Vermieter darauf hin. Fehlende Belege können ein Indiz dafür sein, dass die entsprechende Position nicht ausreichend nachgewiesen ist.

Muss die Einsicht vor der Einwendungsfrist erfolgen?

Die Einsicht muss innerhalb der Einwendungsfrist beantragt werden. Gewährt der Vermieter die Einsicht erst nach Fristablauf, kann das die Frist hemmen – aber nur, wenn der Mieter die Einsicht rechtzeitig verlangt hat.

Darf ich die Belege auch elektronisch anfordern?

Einen Rechtsanspruch auf elektronische Übermittlung gibt es nicht. Der Vermieter muss die Einsicht in geeigneter Form ermöglichen – das kann vor Ort oder durch Zusendung von Kopien geschehen. In der Praxis bieten viele Hausverwaltungen inzwischen digitale Belegportale oder PDF-Scans an. Fordern Sie bei Bedarf gezielt elektronische Kopien an.

Fazit

Das Belegeinsichtsrecht umfasst alle Unterlagen, die der Abrechnung zugrunde liegen – von Rechnungen über Bescheide bis zu Verträgen. Mieter sollten die Einsicht gezielt vorbereiten und auffällige Positionen priorisieren. Ein pauschales Verweigern durch den Vermieter ist nicht zulässig. Ob der Vermieter die Anlagen direkt der Nebenkostenabrechnung beifügen muss, ist eine davon zu unterscheidende Frage.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine rechtliche Beratung. Bei konkreten Streitfällen wenden Sie sich bitte an einen Mieterverein oder einen Fachanwalt für Mietrecht.