Digitale Belege bei Nebenkosten – gültig?

Kurzantwort

Grundsätzlich ja. Digitale Belege wie eingescannte Rechnungen oder PDF-Dokumente sind bei der Belegeinsicht zulässig, sofern sie vollständig und nachvollziehbar sind. Der Vermieter muss allerdings auf Verlangen auch die Einsicht in Originalbelege ermöglichen, wenn berechtigte Zweifel an der Echtheit bestehen.

Erklärung

Das Belegeinsichtsrecht nach § 259 BGB und höchstrichterlicher Rechtsprechung verpflichtet den Vermieter, die der Abrechnung zugrunde liegenden Unterlagen offenzulegen. Ob das in Papierform oder digital geschieht, ist gesetzlich nicht festgelegt. In der Praxis arbeiten viele Hausverwaltungen inzwischen mit digitalen Archiven und stellen Belege als PDF oder Scan bereit. Das ist grundsätzlich ausreichend, solange die Dokumente lesbar, vollständig und dem Abrechnungszeitraum zuordenbar sind. Bestehen konkrete Zweifel an der Echtheit eines digitalen Belegs – etwa bei offensichtlich bearbeiteten Dateien oder fehlenden Rechnungsdetails –, können Mieter die Vorlage des Originals verlangen. Wie die Belegeinsicht im Detail abläuft, beschreibt der Artikel Welche Belege darf ich zur Nebenkostenabrechnung verlangen?.

Was Mieter tun können

• Akzeptieren Sie digitale Belege, wenn diese vollständig und lesbar sind – eine Ablehnung allein wegen des Formats ist nicht erforderlich.
• Achten Sie darauf, dass Rechnungsdatum, Rechnungssteller, Leistungszeitraum und Betrag auf jedem Beleg erkennbar sind.
• Verlangen Sie Originale, wenn ein digitaler Beleg offensichtlich unvollständig oder nicht nachvollziehbar ist.
• Dokumentieren Sie unklare Belege schriftlich und benennen Sie konkret, was fehlt oder widersprüchlich erscheint.

Fazit

Digitale Belege sind bei der Nebenkostenabrechnung grundsätzlich gültig. Bei berechtigten Zweifeln bleibt Mietern das Recht, die Originalunterlagen einzusehen.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine rechtliche Beratung. Bei konkreten Streitfällen wenden Sie sich bitte an einen Mieterverein oder einen Fachanwalt für Mietrecht.