Arbeitszeugnis prüfen: Geheimcodes erkennen und Korrektur fordern

Überblick: Was Sie über die Zeugnissprache wissen sollten

• •Arbeitszeugnisse unterliegen zwei gegensätzlichen Pflichten: Wahrheitspflicht und Wohlwollenspflicht – daraus entsteht die codierte Sprache
• •Die Leistungsbeurteilung folgt einem Notensystem von „sehr gut“ bis „mangelhaft“, das sich an bestimmten Schlüsselformulierungen erkennen lässt
• •Fehlende Abschnitte – etwa eine ausgelassene Schlussformel oder Verhaltensbeurteilung – sind ein eigenständiges negatives Signal
• •Arbeitnehmer haben nach § 630 BGB und § 109 GewO einen Anspruch auf ein qualifiziertes Zeugnis und können fehlerhafte Formulierungen korrigieren lassen

Wahrheitspflicht und Wohlwollenspflicht: der Ursprung der Geheimcodes

Die Zeugnissprache ist kein Zufall. § 109 Abs. 2 GewO verbietet Formulierungen, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form ersichtliche Aussage zu treffen. Gleichzeitig muss das Zeugnis wohlwollend formuliert sein und darf das berufliche Fortkommen nicht unnötig erschweren.

Aus diesem Spannungsfeld hat sich über Jahrzehnte eine Praxis entwickelt, in der vermeintlich positive Formulierungen tatsächlich negative Bewertungen transportieren. Der Grad der Zufriedenheit, das Fehlen bestimmter Elemente und die Reihenfolge von Aussagen bilden ein System, das Personalverantwortliche lesen können – Arbeitnehmer aber häufig nicht.

Das Notensystem: Leistungsbeurteilung entschlüsseln

Die Leistungsbewertung im Arbeitszeugnis orientiert sich an einer Zufriedenheitsskala. Die Formulierungen unterscheiden sich durch Steigerungsworte und Temporaladverbien:

Note 1 (sehr gut)

„… hat die ihm/ihr übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt.“

Die Kombination aus „stets“ (zeitlich) und „vollsten“ (qualitativ) ergibt die Bestnote. Variante: „stets und in jeder Hinsicht zu unserer vollsten Zufriedenheit“.

Note 2 (gut)

„… hat die ihm/ihr übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt.“

Hier fehlt der Superlativ „vollsten“ – die zeitliche Konsistenz („stets“) ist aber vorhanden.

Note 3 (befriedigend)

„… hat die ihm/ihr übertragenen Aufgaben zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt.“

Ohne „stets“ signalisiert die Formulierung, dass die Leistung nicht durchgehend auf hohem Niveau war. Eine Drei ist der Durchschnitt und wird von Personalern als „ausreichend, aber nicht überzeugend“ gelesen.

Note 4 (ausreichend)

„… hat die ihm/ihr übertragenen Aufgaben zu unserer Zufriedenheit erledigt.“

Ohne „vollen“ wird die Bewertung deutlich schwächer – obwohl „Zufriedenheit“ isoliert betrachtet positiv klingt.

Note 5 (mangelhaft)

„… hat die ihm/ihr übertragenen Aufgaben im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit erledigt.“

„Im Großen und Ganzen“ ist die stärkste Abwertung im Zufriedenheitssystem. „Hat sich bemüht“ oder „war stets bemüht“ ohne Zufriedenheitsformel signalisiert sogar eine Sechs – die Leistung war unzureichend.

Verhaltensbeurteilung: Reihenfolge und fehlende Personengruppen

In der Verhaltensbeurteilung beschreibt der Arbeitgeber das Sozialverhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und – je nach Position – Kunden oder Geschäftspartnern. Die Standardformulierung lautet: „Sein/Ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden war stets einwandfrei.“

Zwei häufige Codes fallen hier auf:

• •Reihenfolge: Werden die „Vorgesetzten“ nicht an erster Stelle genannt oder ganz weggelassen, signalisiert dies Konflikte mit der Führungsebene. „Sein Verhalten gegenüber Kollegen und Kunden war einwandfrei“ lässt das Verhältnis zum Vorgesetzten bewusst aus.
• •Abschwächung: „Sein Verhalten war korrekt“ oder „ordnungsgemäß“ statt „einwandfrei“ oder „vorbildlich“ deutet auf Probleme hin, die der Arbeitgeber nicht offen nennen darf.

Schlussformel: Was das Fehlen bedeutet

Die Schlussformel enthält typischerweise drei Elemente: den Grund des Ausscheidens, den Dank für die Zusammenarbeit und eine Zukunftswünsche-Passage. Alle drei Elemente sind freiwillig – das BAG hat entschieden, dass kein Rechtsanspruch auf eine Schlussformel besteht (BAG, Az. 9 AZR 227/11).

Trotzdem ist das Fehlen einer Schlussformel in der Praxis ein starkes negatives Signal. Personalverantwortliche interpretieren ein Zeugnis ohne Dank und Bedauern als Zeichen, dass der Arbeitgeber die Zusammenarbeit nicht positiv bewertet.

Achten Sie auf diese Abstufungen:

• •Positiv: „Wir bedauern das Ausscheiden von Frau/Herrn … sehr und danken für die stets hervorragende Zusammenarbeit. Für die Zukunft wünschen wir alles Gute und weiterhin viel Erfolg.“
• •Neutral: „Wir danken für die Zusammenarbeit und wünschen für die Zukunft alles Gute.“
• •Negativ durch Auslassung: Kein Bedauern, kein Dank, nur „Wir wünschen alles Gute.“ – oder die Schlussformel fehlt ganz.

Versteckte Signale: Auslassungen und Doppeldeutigkeiten

Neben der codierten Zufriedenheitsskala gibt es weitere Techniken, mit denen Arbeitgeber negative Bewertungen transportieren:

• •Passive Formulierungen: „Ihm wurde die Leitung des Teams übertragen“ statt „Er leitete das Team erfolgreich“ – die passive Form lässt offen, ob die Aufgabe erfolgreich ausgeführt wurde.
• •Betonung von Selbstverständlichkeiten: „Er war stets pünktlich und zuverlässig“ als herausgehobene Leistung deutet darauf hin, dass es darüber hinaus wenig Positives zu berichten gibt.
• •Fehlende Eigeninitiative: Wird nur die Erledigung übertragener Aufgaben erwähnt, fehlt ein Hinweis auf Eigeninitiative oder Weiterentwicklung – ein Signal für mangelndes Engagement.
• •Einschränkende Temporalangaben: „In der letzten Phase seiner Tätigkeit zeigte er gute Leistungen“ impliziert, dass die Leistung vorher schlechter war.

Korrektur fordern: der rechtliche Rahmen

Der Anspruch ergibt sich aus § 630 BGB (Dienstzeugnis) und § 109 GewO (Zeugnispflicht). Arbeitnehmer können verlangen, dass das Zeugnis inhaltlich korrekt, vollständig und wohlwollend formuliert ist. Die Beweislast verteilt sich dabei wie folgt:

• •Bei einer Bewertung schlechter als „befriedigend“ (Note 3) muss der Arbeitgeber die negative Bewertung begründen und beweisen.
• •Will der Arbeitnehmer eine Bewertung besser als „befriedigend“, muss er selbst nachweisen, dass die bessere Note gerechtfertigt ist (BAG, Az. 9 AZR 584/13).

Vorgehen bei fehlerhaftem Zeugnis

Prüfen Sie Ihr Zeugnis innerhalb weniger Wochen nach Erhalt. Ein konkreter Zeitrahmen ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber wer zu lange wartet, riskiert nach der Rechtsprechung eine Verwirkung des Korrekturanspruchs. Als Richtwert gelten sechs bis zwölf Monate.

• •Schritt 1: Formulierungen anhand der Zufriedenheitsskala einer Note zuordnen. Entspricht die Note Ihrer tatsächlichen Leistung?
• •Schritt 2: Prüfen, ob die Verhaltensbeurteilung vollständig ist – werden Vorgesetzte, Kollegen und gegebenenfalls Kunden genannt?
• •Schritt 3: Schlussformel auf Dank, Bedauern und Zukunftswünsche prüfen.
• •Schritt 4: Bei Abweichungen dem Arbeitgeber schriftlich eine konkrete Korrektur vorschlagen – mit Begründung und unter Angabe der gewünschten Formulierung.
• •Schritt 5: Lehnt der Arbeitgeber die Korrektur ab, können Sie eine Klage vor dem Arbeitsgericht auf Zeugnisberichtigung erheben. In erster Instanz trägt jede Partei die eigenen Anwaltskosten.

Zeugnis im Kontext einer Kündigung oder eines Aufhebungsvertrags

Ein Arbeitszeugnis wird häufig im Zusammenhang mit dem Ende eines Arbeitsverhältnisses relevant. Wer eine Kündigung erhalten hat, sollte das Zeugnis nicht isoliert betrachten, sondern in die Gesamtbewertung der Trennungssituation einbeziehen.

Bei einem Aufhebungsvertrag lässt sich die Zeugnisformulierung mitverhandeln. Arbeitnehmer können eine konkrete Zeugnisformulierung oder mindestens eine Mindestnote als Vertragsbestandteil aufnehmen. In der Verhandlung einer angemessenen Abfindung wird das Zeugnis häufig als zusätzlicher Verhandlungspunkt einbezogen.

Auch nach einer betriebsbedingten Kündigung lohnt es sich, das Zeugnis zeitnah zu prüfen. Fehler in der Sozialauswahl betreffen zwar die Kündigung selbst, ein gutes Zeugnis ist aber unabhängig davon für die weitere Karriere entscheidend.

Häufige Fragen

Muss der Arbeitgeber ein qualifiziertes Zeugnis ausstellen?

Ja, wenn der Arbeitnehmer es verlangt. Nach § 109 Abs. 1 Satz 3 GewO kann der Arbeitnehmer ein qualifiziertes Zeugnis fordern, das neben Art und Dauer der Beschäftigung auch Leistung und Verhalten bewertet. Ohne ausdrücklichen Wunsch darf der Arbeitgeber ein einfaches Zeugnis ausstellen, das nur die Tätigkeitsbeschreibung enthält.

Kann ich ein schlechtes Zeugnis gerichtlich anfechten?

Ja. Wenn das Zeugnis inhaltlich falsch oder unangemessen negativ formuliert ist, können Sie beim Arbeitsgericht auf Berichtigung klagen. Die Klage hat gute Aussichten, wenn die Bewertung schlechter als Note 3 ausfällt und der Arbeitgeber die Gründe nicht nachweisen kann. Bei einer ungerechtfertigten Abmahnung im Vorfeld sollte zudem geprüft werden, ob diese das Zeugnis beeinflusst hat.

Was bedeutet „Er hat sich stets bemüht“ im Zeugnis?

Die Formulierung „hat sich stets bemüht“ ohne anschließende Zufriedenheitsformel ist die schlechteste Bewertung. Sie bedeutet, dass der Arbeitnehmer sich zwar angestrengt hat, die Leistung aber den Anforderungen nicht genügt hat. Diese Formulierung entspricht einer Note 6 und sollte in jedem Fall beanstandet werden.

Gibt es eine Frist für die Zeugniskorrektur?

Eine gesetzliche Frist existiert nicht. Allerdings kann der Anspruch verwirken, wenn der Arbeitnehmer zu lange wartet. Die Rechtsprechung orientiert sich an einem Zeitraum von sechs bis zwölf Monaten nach Erhalt des Zeugnisses. Für die Meldung bei der Arbeitsagentur nach der Kündigung ist das Zeugnis dagegen nicht erforderlich – die Frist von drei Tagen gilt unabhängig davon.

Fazit

Ein Arbeitszeugnis, das auf den ersten Blick positiv wirkt, kann bei genauer Analyse eine deutlich schlechtere Bewertung enthalten. Wer die Zufriedenheitsskala, die Verhaltensreihenfolge und die Bedeutung fehlender Schlussformeln kennt, erkennt Abwertungen frühzeitig und kann das Zeugnis anfechten, bevor die Frist verstreicht.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine rechtliche Beratung. Bei konkreten Streitfällen wenden Sie sich bitte an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.