Hausmeister-Verwaltung – umlagefähig?

Kurzantwort

Nein. Verwaltungsanteile der Hausmeisterarbeit sind nach § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV nicht umlagefähig – etwa Mieterakten führen, Handwerker koordinieren oder Schriftverkehr erledigen. Umlagefähig bleiben reine Betriebsleistungen wie Reinigung, Winterdienst oder technische Kontrollgänge. Bei Pauschalverträgen mit Mischleistung muss der nicht umlagefähige Anteil herausgerechnet werden.

Erklärung

§ 2 Nr. 14 BetrKV nennt nur betriebliche Tätigkeiten als umlagefähig: Reinigung, Winterdienst, Kontrollgänge, Grünflächenpflege. Drei Kategorien sind ausgeschlossen: Verwaltungskosten (Mieterakten, Handwerkerkoordination, Korrespondenz), Instandhaltung (kleinere Reparaturen, Austausch defekter Bauteile) und Instandsetzung. In der Praxis arbeiten Hausmeister häufig auf Pauschalvertragsbasis, in denen alle drei Aufgabentypen gemeinsam vergütet werden.

Fehlt im Vertrag eine prozentuale oder stundenbasierte Aufschlüsselung, können Mieter die Darlegung des umlagefähigen Anteils schriftlich beim Vermieter anfordern. Gerichte schätzen den nicht umlagefähigen Anteil bei fehlender Trennung erfahrungsgemäß auf 20–30 % des Pauschalbetrags. Die gleiche Abgrenzung gilt bei einem Concierge-Modell.

Rechtsgrundlage

§ 2 Nr. 14 BetrKV; § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV (Verwaltungskosten)

Typisches Praxisbeispiel

Ein Hausmeister verbringt etwa ein Drittel seiner Zeit mit Handwerkerkoordination und Schriftverkehr mit Mietern. Dennoch wird der gesamte Pauschalbetrag ohne Aufschlüsselung auf Mieter umgelegt. Nur der betriebliche Anteil wäre zulässig – ob die Gesamtkosten üblich sind, lässt sich anhand marktüblicher Hausmeisterkosten prüfen.

Typische Fehler

Der Pauschalbetrag des Hausmeistervertrags wird ohne Aufschlüsselung vollständig umgelegt. Verwaltungsaufgaben werden als „allgemeiner Hausbetrieb” bezeichnet, ohne als Verwaltung kenntlich gemacht zu werden.

Was Mieter tun können

Die Leistungsbeschreibung des Hausmeistervertrags im Rahmen der Einsicht in die Abrechnungsbelege anfordern. Ist darin keine Trennung zwischen Betriebs- und Verwaltungsleistungen erkennbar, den Vermieter schriftlich auffordern, den umlagefähigen Anteil aufzuschlüsseln. Ohne Aufschlüsselung kann die Position in der Nebenkostenabrechnung konkret beanstandet werden.

Häufige Frage

Müssen Verwaltungsanteile beim Hausmeister herausgerechnet werden?

Ja. Verwaltungstätigkeiten wie Mieterakten führen, Handwerker koordinieren oder Schriftverkehr erledigen sind nach § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV nicht umlagefähig. Ohne Aufschlüsselung im Vertrag darf der gesamte Pauschalbetrag nicht umgelegt werden. In der Praxis genügt eine nachvollziehbare Schätzung (z. B. anhand der Arbeitsstunden) — Gerichte setzen den Verwaltungsanteil erfahrungsgemäß bei 20–30 % an.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine rechtliche Beratung. Bei konkreten Streitfällen wenden Sie sich bitte an einen Mieterverein oder einen Fachanwalt für Mietrecht.